? ?? ?---------------------天津惠航國(guó)際船舶管理有限公司?賈啟志
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? ? 船舶航行在茫茫的大海上，船東、租家和代理等有關(guān)方與船舶溝通情況的最常用的渠道就是電子郵件，由此可見(jiàn)郵件的作用其實(shí)非常重要。由于我們工作的特殊性，我們和船東、租家或者其他有關(guān)方，可能從來(lái)不曾謀面，郵件是我們展現(xiàn)給外界的第一張名片。一封郵件能不能寫精，功夫在郵件外，需要很多方面的積累。比如與不同層次人員溝通的技能，遣詞語(yǔ)氣的把握，文案編輯的技能，邏輯思維的縝密等等。船長(zhǎng)作為船舶和外界聯(lián)系的橋梁起著至關(guān)重要的作用。該做些什么，如何去做，在這里想和各位同仁探討一下。
? ? ?列好提綱三省吾身，要知道自己這一天要發(fā)一些什么郵件，航行日?qǐng)?bào)，抵港報(bào)，加油情況報(bào)，遞交NOR，每日錨泊情況的報(bào)告，移泊報(bào)，與港口之間的信息交換等等，總之我們是代替船東/租家在照顧人家的孩子-我們手里的這艘船這票貨，我們要讓船東/租家清楚了解船舶的每一個(gè)動(dòng)態(tài)。起床時(shí)想一想今天要發(fā)什么郵件，睡覺(jué)時(shí)想一想今天有什么郵件忘了發(fā)了。
? ? ?認(rèn)真對(duì)待每一封郵件，要設(shè)身處地的從對(duì)方立場(chǎng)去想問(wèn)題，考慮一下對(duì)方發(fā)這個(gè)郵件的目的何在，對(duì)方想從你這里知道什么。他想知道的東西，是否牽扯到商業(yè)機(jī)密，影響到船東的利益了。
? ? 船長(zhǎng)是各方的代表，不要簡(jiǎn)單的認(rèn)為船長(zhǎng)只是代表船東，當(dāng)然作為船長(zhǎng)我們首先是由船東雇傭的，我們?cè)诖ぷ魇紫纫紤]的是船東的利益。然而在租船的時(shí)候，我們也是在租家的控制下，我們整個(gè)船舶都是在為租家服務(wù)的，這時(shí)我們也要考慮為租家謀取最大的利益，不能輕易損害租家的利益，這時(shí)我們的郵件要體現(xiàn)出來(lái)。我們也應(yīng)該站在租家的立場(chǎng)上考慮問(wèn)題，但要注意千萬(wàn)不能損害船東的利益，在雙方發(fā)生沖突時(shí)要維護(hù)船東的利益。
? ? 注意收發(fā)郵件要及時(shí)，F(xiàn)BB站還是F站連接一次花費(fèi)的費(fèi)用并不大，F(xiàn)BB站是按照流量計(jì)費(fèi)，F(xiàn)站是按照時(shí)間計(jì)費(fèi)?？梢砸篑{駛員平均每半個(gè)小時(shí)連接一次衛(wèi)星，如果你認(rèn)為有機(jī)密的東西，要提前通知駕駛員不要打開(kāi)郵件查看。由于時(shí)差原因，船舶航行在世界各地時(shí)間和船東的并不一樣，很難掌握收郵件的第一時(shí)間，有時(shí)和船東的白天黑夜還是顛倒的。如果都是船長(zhǎng)自己盯著就太累了，所以必須充分利用其他船員，才能在第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)各方的來(lái)報(bào)，并在第一時(shí)間做出答復(fù)。
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? ? 注意附件的添加，掃描附件時(shí)要注意掃描的大小，一般100分辨率的就足夠了，掃描完要重新打開(kāi)看看，是不是掃描倒了，對(duì)掃描后準(zhǔn)備發(fā)的文件要正確的命名，不能不命名或者沿用之前的名字就發(fā)出來(lái)，這一個(gè)小小的失誤可能會(huì)讓對(duì)方聯(lián)想到這艘船的認(rèn)真態(tài)度。作為船長(zhǎng)我們對(duì)每一封從我們手里發(fā)出的郵件都要負(fù)責(zé)的，包括也要打開(kāi)檢查輪機(jī)長(zhǎng)及其他人員交給我們發(fā)出的郵件和附件的準(zhǔn)確性。 ?
? ? 注意對(duì)發(fā)送或寄達(dá)公司的文件表格進(jìn)行調(diào)整，要注意不是改變體系文件的格式，如編號(hào)表格名稱等。這里的調(diào)整是指調(diào)整文字的大小頁(yè)碼，要進(jìn)行一下打印預(yù)覽，看看合適與否，以免對(duì)方接到郵件，發(fā)現(xiàn)文件表格排版不正確，出現(xiàn)串行錯(cuò)行的白頁(yè)。
? ? 注意發(fā)送郵件的大小，船上的郵箱和普通家用的不同，家里的是包月，你發(fā)多大的都可以，只是發(fā)送的時(shí)間可能會(huì)長(zhǎng)。但船上的郵箱是按流量按文件的大小收費(fèi)的，比如FBB站大約是15美金/M，大家要盡量壓縮一下文件，對(duì)文件里面的圖片采用100-200的分辨率，為船東節(jié)約通信費(fèi)用。
? ? 注意郵件內(nèi)容準(zhǔn)確性，認(rèn)真核對(duì)每一個(gè)細(xì)節(jié)，從開(kāi)始的接收人，稱呼，報(bào)文里面的每一個(gè)細(xì)節(jié)，時(shí)間地點(diǎn)，直到郵件最后的結(jié)尾的簽名都要做到準(zhǔn)確無(wú)誤。要把收件人看成是對(duì)你輪的細(xì)節(jié)完全不了解的，他們是想從你的郵件里面得到準(zhǔn)確的一手資料，我們要把每件事情都簡(jiǎn)明扼要的敘述準(zhǔn)確，每封郵件都要審核三遍再發(fā)出。如果有的郵件是由其他人員代替船長(zhǎng)編輯的，像日?qǐng)?bào)、抵達(dá)報(bào)等可以由二副編輯，但船長(zhǎng)本人一定要檢查，無(wú)誤后再發(fā)出。
? ?另外還要切忌以下幾點(diǎn)：
? ? 一忌，標(biāo)題空白。標(biāo)題空白很是失禮，標(biāo)題要簡(jiǎn)短，要能反映文章的內(nèi)容和重要性，一封郵件針對(duì)一個(gè)主題，也可以方便日后整理。
二忌，開(kāi)頭沒(méi)有稱呼。沒(méi)有稱呼的郵件會(huì)讓收件人感覺(jué)很是生硬突兀，總有一種不爽的感覺(jué)。
四忌，郵件過(guò)短。無(wú)論你發(fā)給對(duì)方的簡(jiǎn)單的幾個(gè)單詞的郵件，還是對(duì)方給你發(fā)來(lái)一大段郵件，你卻只是簡(jiǎn)單地CONFIRM RECEIVED，這都是非常不禮貌的，怎么也要湊夠10個(gè)以上的單詞，顯示出你的尊重。
五忌，不感謝。不論是尋求合作、請(qǐng)教問(wèn)題、請(qǐng)人幫助，還是只是告知，都可以感謝對(duì)方的善意或配合。說(shuō)句感謝不僅是禮節(jié)禮貌的需要，也會(huì)讓對(duì)方感到被尊重，所以我們?cè)谑瞻l(fā)郵件時(shí)不能匆匆的就結(jié)尾，連句謝謝的話語(yǔ)都沒(méi)有。
